Bou ’n winsgewende besigheid: Stel ‘n begroting  op (Deel 1)

Om ’n winsgewende besigheid te bou moet jy die waarde van ’n begroting verstaan, dit kan ontleed, prakties implementeerbaar maak en dit kan aanpas volgens die lewensiklus waarin jou besigheid is. As jy sopas jou besigheid begin het gaan jou begroting ’n eenvoudige lys wees van wat jy gaan nodig hê as insetkoste en wat jou beoogde inkomste en uitgawes gaan wees vir die volgende 6 – 12 maande. As jou besigheid reeds in die groeisiklus is sal jou begroting meer gefokus wees op kontantvloei, die moontlike bybring van lenings of scenario beplanning indien aandele afgestaan moet word. Soos wat jou besigheid die volwassenheidsfase bereik is jou begroting jou handleiding om kostes te verminder, winste te groei, risiko’s in ag te neem en nuwe groei geleenthede te oorweeg.

Voordele van ’n begroting

’n Begroting gee jou geleentheid om terug te staan en na die groter prentjie van jou besigheid te kyk. As jy die winste maak wat jy beplan, is dit die moeite werd oor ’n tydperk van ’n jaar? Watter marges het jy nodig om dit die moeite werd te maak? ’n Begroting kan jou dalk laat besef dat jy nooit die besigheid moet begin nie, of as dit reeds bestaan dat jy drasties jou kostes moet sny.

Die top drie voordele van ’n begroting is:

1. Jy kry duidelikheid oor jou finansiële vooruitsigte
2. Dit gee ’n basis vir besluitneming doeleindes
3. Jy is meer gefokus op watter verkope nodig is vir groei

Te veel entrepreneurs vermy om te begroot of selfs finansiële state op te stel in die beginfases van hulle besighede, maar sonder duidelikheid oor die verwagtinge is daar geen basis waarop jy kan besluit of jy na jaar een jou doelwit bereik het nie. Soos jou besigheid groei het jy ’n groter behoefte aan ’n basis vir besluitneming, bedoelende dat jou begroting jou Plan A is en dat dit jou bloudruk is vir watter uitgawes jy mag aangaan en wat daardie uitgawes mag wees. Die belangrikste voordeel van ’n begroting is dat dit jou en jou span gefokus hou op wat nodig is om te groei. Daarom moet jou begroting realisties wees en voorsiening kan maak vir nuwe kostes en nuwe groeigeleenthede, sodat jy weet of jou fokus op verkope moet wees of eerder om jou marges te verbeter, of om jou kostes te sny.

Begrotingsitems

’n Begroting kan hoofsaaklik verdeel word in die volgende onderafdelings:

• Bedryfsinkomstes
• Nie-bedryfsinkomstes
• Vaste en veranderlike bedryfsuitgawes
• Nie herhalende uitgawes

Jou begroting moet in soveel detail as moontlik wees. Alhoewel dit maklik is om historiese data soos die voorafgaande jaar se verkope, te gebruik as ’n basis vir jou vooruitskatting, is dit wys om ander jare se inkomste en uitgawes bloot te gebruik as ’n riglyn. Dit is ’n fout om bloot 10% by jou inkomstes en uitgawes by te voeg en dit as jou nuwe jaar se begroting te gebruik. Werk weer jou uitgawes uit van nul af, dit help om ontslae te raak van uitgawes wat jy verlede jaar as ononderhandelbare uitgawes hanteer het, maar nou nie meer so nodig mag wees nie. Dieselfde geld vir inkomste, daar is talle faktore wat die groei in jou inkomste kan beïnvloed, soos nuwe kompeteerders, nuwe wetgewing, nuwe produkte of die ekonomie.

Inkomstes:

Jou bedryfsinkomstes is die inkomste wat jy genereer as gevolg van jou kern besigheid. As jy beplan om 1 000 t-hemde ’n maand te verkoop en jy maak R50 op elke hemp, is jou maandelikse inkomste R50 000. Onthou om jou koste van verkope, met ander woorde wat dit jou kos om jou produk te vervaardig, van jou verkoopprys af te trek voordat jy die inkomste in jou begroting insleutel. Nie-bedryfsinkomstes is ander inkomste wat jy verdien soos die rente op jou beleggings, huurinkomste of skenkings.

Let daarop dat jy moet besluit hoe jy jou bedryfsinkomste wil verdeel. As jy jou besigheid sopas begin het sal jy net een kategorie of produk hê, maar anders sal jy dalk verkies om verskillende afdelings te skep. ’n Voorbeeld sou wees om te onderskei tussen jou fisiese en aanlynverkope. Of dalk verskaf jy produkte of gereedskap aan besighede en aan individuele kliënte, en wil jy dit as afsonderlike inkomstestrome in jou begroting insluit. Hoe meer jy jou inkomste begroting kan opbreuk in onderafdelings, hoe meer akkuraat en verstaanbaar gaan dit wees. Dit gaan jou ook geleentheid gee om met syfers rond te speel en kyk watter effek elke afdeling op jou uiteindelike winste het.

Uitgawes:

Met jou uitgawes is dit weereens belangrik om soveel moontlik kostepunte te skep. As jou besigheid in die volwasse lewensiklus is gaan uitgawes dalk meer oorkoepelende benamings hê om die oorsig van die begroting meer verstaanbaar te maak. Maar as jou besigheid steeds groei is dit belangrik om presies te weet wat onder elke uitgave bedoel word. Byvoorbeeld, in plaas van “Herstelwerk” as ’n kostepunt te gebruik vir jou begroting, sal jy eerder onderafdelings skep en spesifiek lys watter herstelwerk jy voor begroot. Dit mag dalk herstelwerk vir jou gereedskap wees, die kantore, voertuie of masjienerie. Nog ’n voorbeeld sou wees om in plaas van net “Skryfbehoeftes” as ’n kostepunt te hê, dit onder te verdeel in verskillende departemente se skryfbehoeftes soos “Bemarking” en “Finansies”. Jy kan ook kies om dalk eerder al jou uitgawes te verdeel volgens die inkomste kategorieë wat jy geskep het. As jou inkomste verdeel is tussen aanlyn en grootmaat verkope, sal jou koerier en poskantoor kostepunt dan ook onderverdeel wees tussen aanlyn en grootmaat verkope. Dit gee jou die geleentheid om die winsgewendheid van sekere afdelings van jou besigheid te bereken en meer duidelikheid oor waar presies jou groot uitgawes lê.

Begrotingstemplaat

Gebruik die onderstaande templaat as ’n riglyn, vul al die gekleurde gedeeltes in en pas die bewoording van die begrotingsitems aan om dit relevant vir jóú besigheid te maak.

BEGROTINGSTEMPLAAT – 12 MAANDE
	FEB	MRT	APR	MEI	JUN	JUL	AUG	SEP	OKT	NOV	DES	JAN
INKOMSTE
Bedryfsinkomstes:
–   Kategorie 1
–   Kategorie 2
–   Kategorie 3
–   Kategorie 4
Totale bedryfsinkomstes:	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Nie-bedryfsinkomstes:
–   Huurinkomste
–   Skenkings
–   Rente
–   Ander
Totale nie-bedryfsinkomstes	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
TOTALE INKOMSTE	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
UITGAWES
Herhalende Bedryfsuitgawes:
–   Boekhouding
–   Bemarking
•  Advertensies
•  Digitaal
•  Materiaal
–   Versekering
–   Rente
–   Kantoor toerusting
•  Tak 1
•  Tak 2
–   Huur
–   Belasting & Lisensies
–   Elektrisiteit
–   Herstelwerk
•  Afdeling 1
•  Afdeling 2
–   Sagteware subskripsies
–   Salarisse
–   Koerierkoste
–   Navorsing
–   Brandstof
Totale bedryfsuitgawes:	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Nie-herhalende Bedryfsuitgawes:
–   Gereedskap
–   Masjienerie
–   Skenkings
–   Sagteware
–   Ander
Totale nie-herhalende bedryfsuitgawes:	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
TOTALE UITGAWES	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Netto inkomste voor belasting	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
MINUS Inkomste belasting
NETTO INKOMSTE	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0

Belangrike punte om te onthou

Onthou om jou eie salaris in jou begroting in te sluit en realisties te wees oor die bedrae wat jy gebruik. Indien jy baie produkte het of baie verskillende inkomstestrome, sal jy eerder ’n koste van verkope afdeling in die begroting insluit onder die “Bedryfsinkomste” gedeelte om al jou uitgawes wat verband hou met die vervaardiging van die produk, af te trek voordat jou totale inkomste bereken word. Hou ook die verhouding ingedagte tussen veranderlike kostes en jou verkope. As die direkte koste van jou produk met 10% verminder as jy 20% meer verkoop, met hoeveel sal jou eenheidskoste val as jou verkope met 30% vermeerder? Indien jou besigheid seisoenaal is, maak seker dat jou inkomste en uitgawes dit reflekteer.

Nou kan jy jou begroting gebruik om jou prestasie te meet, hou dit maandeliks dop en maak seker jy weet presies wat jy in elke kostepunt mag spandeer. As nuwe uitgawes opduik, sluit dit onmiddelik by jou begroting in en kyk wat die effek daarvan gaan wees. Laastens, gebruik jou begroting vir scenario-beplanning, kyk wat sal gebeur as jy jou winsgrens met 10% kon verbeter, of as jy ’n bykomende inkomstestroom sy bybring. Verwyder ’n enkele afdeling se inkomste en uitgawes en kyk of is jou netto wins meer of minder. Maak tyd vir jou begroting en maak so seker dat jy gefokus is dit wat jou besigheid gaan laat groei.