Hoe om spanwerk te bevorder en kantoorpolitiek te verminder

Korporatiewe strukture in kantooromgewings is stadig maar seker besig om iets van die verlede te word. Deesdae sien mens al hoe meer- en meer oopplankantore, waar personeel nie in aparte kantore as geïsoleerde departemente werk nie, maar eerder as ‘n ‘span’.

Die nuwe kantoorbestek is nie slegs ’n produk van nuwe waardestelsels en filosofieë binne die werkplek nie, maar ook die reuse digitale revolusie wat kantore vir altyd drasties verander het.

Deur slegs met e-posse en selfoonboodskappe te kommunikeer, beloop mens gereeld die gevaar dat take wat baie vinnig afgehandel kan word te lank bespreek word, en dat ’n harwar van aanlyn-kommunikasie daartoe lei dat geeneen wat betrokke is by ’n projek, meer die stand van sake kan kleinkry nie.

’n Direkte produk van hierdie tameletjie is ook dat kantoorpolitiek deesdae opduik vanweë die geringste misverstand en dit loop stelselmatig in die maatskappy-kultuur in.

Hoe dan gemaak om kantoorpolitiek te bekamp en seker te maak dat die kantoorspan soos ʼn goed geoliede enjin aan die beweeg bly? Dit is heel eenvoudig, ons sit dit vir jou uiteen.

Die verval van die driehoek-struktuur

Die tradisionele driehoek-struktuur – waar daar die baas en ’n paar personeellede ’n hoër rang beklee teenoor die res van die werksmag – is besig om te swyg. Op verskeie vlakke is dit ʼn positiewe verwikkeling; personeel voel dat elkeen se aandeel in die besigheid se aktiwiteite van belang is, wat op sy beurt elke lid aanmoedig om hard te werk en eienaarskap van sy of haar werk te neem.

Die twee grootste probleme wat hier kan ontstaan is:

1. Kantoorpersoneel is dikwels nie seker aan wie om te rapporteer of by wie hulle verantwoording moet doen vir hul werk nie. Hulle is soms nie eens seker wie om te vra wat om te doen nie! Dit het gevaar om klieks- of ’n elke-man-vir-homself-kultuur te skep en lei tot frustrasie vir alle partye.
2. Diegene wat gewoond is aan die driehoekstruktuur (en dis gereeld die ouer gardes) sukkel om by die nuwe struktuur aan te pas, en sukkel ook om hul ego’s prys te gee wanneer dit kom by jonger of meer junior personeellede wat nie met hulle saamstem nie of nie aan hulle verantwoording hoef te doen nie.

Hoe dan gemaak?

Baie besighede sien werk vir ’n kliënt as ’n projek, en stel dan ’n projekbestuurder aan wat direk met die kliënt in kontak is en dien as die skakel tussen die baas, die kliënt en die werkspan. Dis gewoonlik die beste opsie om senior personeellede in hierdie rolle aan te stel, aangesien hulle ervaring voordelig is om die proses doeltreffend te dryf. Dit skakel enige politieke ondergetye uit van personeel wat betrokke is by die projek, aangesien hulle gerus voel met die struktuur en nie voel dat hulle hulself moet verdedig nie. Wat hierdie besigheidsmodel ook doeltreffend maak ten opsigte van kantoorpolitiek is dat dit die ‘leer klim’-mentaliteit uitskakel. Personeellede voel nie hulle hoef teen mekaar mee te ding om ʼn hoër rang te beklee nie; inteendeel, hulle besef dat die enigste manier om hulself en ander te bevoordeel (ja, finansieel ook!) is om as ’n span saam te werk. Hoe sterker die span, hoe sterker die besigheid.

Dis alles goed en wel, maar ons sit nog steeds vas met mekaar!

Onthou dat kantoorpolitiek nooit heeltemal uitgeskakel kan word nie. Mense is mededingend van aard (wat nie noodwendig ’n slegte ding vir enige besigheid is nie) en, omdat hulle daagliks in dieselfde ruimte moet werk, gaan daar beslis klein verskilletjies opduik. Daar is egter maniere om die vuur te blus voordat daar weer ’n vlammetjie ontstaan.

1. Laat die hele personeel een maal ’n week- of ’n maand saam middagete eet. Kos bring mense bymekaar en laat hulle toe om mekaar op ’n meer persoonlike, hoewel nie ʼn private, vlak te leer ken.
2. Moenie vriende probeer maak nie. Een van die grootste oorsake vir kantoorpolitiek is wanneer mense voel dat sekere mense mekaar verkies of bevoordeel bo ander. Behandel almal met dieselfde vlak van respek en moenie oor jou persoonlike probleme in die kantoor gesels nie. Jy neem nie jou werksprobleme huis toe nie, en dit geld andersom ook.
3. Al het jy weggedoen met die driehoekstruktuur van jou besigheid, is dit steeds nodig dat elke personeellid ’n titel het. Dit stel goeie skeidslyne en verseker dat elkeen weet wat van hom verwag word en dat skuld nie altyd elders gaan wees wanneer krisisse opduik nie.
4. Bepaal jou altyd eerste by jou werk, want dit is hoekom jy in die eerste plek in die kantoor is. Werkspolitiek is 90% van die tyd die produk van werknemers wat nie tevrede is met hul werk nie, of voel dat ander besig is om lyf weg te steek.
5. Eerlikheid is nog steeds die beste beleid, al is dit soms moeilik. Erken wanneer jy verkeerd was om te vermy dat heksejagte ontketen word en professionele verhoudings skade berokken word. Maak dit ook op ’n professionele, respekvolle manier bekend aan ’n kollega wanneer jy ongelukkig is as gevolg van iets wat hy/sy doen of gedoen het, en probeer dit op ’n beskaafde manier uitpraat en uitsorteer. Al ooit gehoor van koffiewinkels? Nou weet jy wat hulle eintlike doel is!

Deur hierdie eenvoudige riglyne te volg kan jy seker maak dat kantoorpolitiek sover moontlik vermy en bekamp word. Dit is egter belangrik om te onthou dat mense steeds mense bly, en dat dit onvermydelik is dat daar twis gaan opduik. Probeer altyd seker maak dat dit op die regverdigste, mees beskaafde manier hanteer word om te verseker dat die span sáám van krag tot krag gaan.